11 juli 2014 - Processtandaardisering en tracing van medische hulpmiddelen

Naar aanleiding van een succesvolle bijeenkomst bij ziekenhuis Bernhoven in Uden werd de netwerkbijeenkomst ‘Processtandaardisering en tracing van medische hulpmiddelen’ bij ziekenhuis Tjongerschans in Heerenveen, op een prachtige vrijdagmiddag, nog eens overgedaan.  Ziekenhuis Tjongerschans is momenteel bezig met de renovatie van de OK’s om patiënten met ingang van 2015 nog meer volgens de actuele normen voor kwaliteit en veiligheid te kunnen behandelen. Fred de Jong, sectorhoofd inkoop en logistiek Zorgpartners Friesland heette de belangstellenden vanuit de ziekenhuiswereld, maar ook van de logistieke kant welkom.

Datum
07/11/2014 - 13:30 tot 19:00
Locatie
Ziekenhuis Tjongerschans
Thialfweg 44
8441 PW Thialfweg 44

Met logistiek moet je de zorgsector kunnen verbeteren. De industrie heeft al veel efficiency, maar ook klanttevredenheid bereikt door logistieke processen te optimaliseren. In de zorg zijn we echter nog niet zover. LogiZ probeert door middel van opleiding partijen in de zorg kennis te laten nemen met logistiek. LogiZ speelt een belangrijke rol bij het ondersteunen van alle personen die met zorglogistiek bezig zijn; zowel docenten, cursisten als zorgmedewerkers.
Na het opleiden is het belangrijk kennis te borgen en een netwerk op te zetten om mensen met elkaar in contact te kunnen brengen. Hierbij is het belangrijk de discussie met elkaar aan te gaan. Hoe zou ik de besproken onderwerpen in mijn eigen omgeving kunnen implementeren?

GS1 Traceerbaarheid

Het bijzondere aan de logistieke keten binnen de gezondheidszorg is dat hij doorloopt tot aan de patiënt. Het is belangrijk de producten binnen deze keten, maar ook de locaties en medewerkers die te maken hebben met deze producten en patiënten te kunnen identificeren. Het gaat om identificatie, en het uitwisselen van data. “GS1 Nederland biedt hier standaarden voor”, aldus Esther Peelen, project manager gezondheidszorg bij GS1 Nederland.
“Wat je wilt bereiken is efficiency, je kunt je voorraad beter beheren en daardoor aansturen waardoor je derving tegen kunt gaan. Het is de basis voor automatisering, en in de retail al gedaan.” Maar meest belangrijk is het feit dat door traceerbaarheid patiëntveiligheid verbeterd kan worden. Uit onderzoek in de Verenigde Staten blijkt dat het aantal toedienfouten met 40% verminderd kan worden door een uniforme codering binnen de gehele keten te realiseren. De gebruikte middelen en de patiënt kunnen met elkaar gekoppeld worden waardoor ook recalls makkelijker uitvoerbaar zijn.

Voorwaarde is wel dat vanaf productie het product gecodeerd wordt met een unieke code. In de gezondheidszorg zijn de GS1 datamatrix en GS1 128 van belang, omdat je de expiratiedatum en serie- of batchnummer nodig hebt. Hiermee kun je identificeren welke producten zich waar in de logistieke keten bevinden en bij wie ze gebruikt worden. Het gebruik van de GS1 128 bij voldoende ruimte op het product is gewenst. Voor kleine producten en producten die je op uniek product wilt scannen kunnen leveranciers een datamatrix gebruiken. Ziekenhuizen kunnen deze codes “één keer scannen en klaar”, om de productgegevens in hun systemen te laden. Helaas blijkt dat in de praktijk niet alle producten voorzien zijn van een uniforme codering en kunnen niet alle ziekenhuizen deze codes verwerken in hun systemen. 70% van medische hulpmiddelen heeft een GS1 code. Soms hebben producten geen code, soms GS1 en/of HIBCC, of interne codes, wat ook weer lastig is voor het scannen omdat niet altijd duidelijk is welke code gescand moet worden. Scanning geeft niet alleen inzicht voor de ziekenhuizen, maar ook voor de patiënten. “Patiënten moeten deze data kunnen benaderen, zodat zij inzicht krijgen in wat er bij hen verbruikt is.”

GS1 Focusgroep Traceability en wetgeving

Op dit moment focust GS1 Nederland samen met de GS1 Focusgroep Traceability bestaande uit 6 UMC’s, 12 algemene ziekenhuizen en 9 leveranciers op twee processen binnen het ziekenhuis. Ten eerste op traceerbaarheid van medische hulpmidden en daarnaast op toedieningsregistratie van geneesmiddelen. Voor traceerbaarheid van medisch hulpmiddelen is een Business Case opgesteld waarmee wordt aangetoond wat de voordelen van implementatie zijn. Voor de werkelijke implementatie is er een stappenplan ontwikkeld. In dit stappenplan wordt toegelicht hoe ziekenhuizen de Global Traceability Standard for Healthcare (GTSH) stap voor stap kunnen implementeren.
Binnen deze groep is het belangrijk ervaringen te delen over het proces van implementatie, zodat bij implementatie van traceerbaarheid niet steeds opnieuw het wiel uitgevonden hoeft te worden.

Wetgeving helpt mogelijk bij de implementatie van traceerbaarheid. Vanaf september 2014 verplicht de Verenigde Staten  leveranciers van medische hulpmiddelen data aan te leveren aan de Global Unique Device Identification Database van de FDA, welke als een catalogus zal fungeren voor elk medisch hulpmiddel dat in de Verenigde Staten gebruikt wordt. De labeler dient elk medisch hulpmiddel te identificeren met een Unique Device Identifier (UDI).

De European Association of Hospital Pharmacists wil een code op unieke pil om ‘bedside scanning’ mogelijk te maken. Momenteel wordt bij 50% van de algemene ziekenhuizen medicatie op pilniveau met barcode aangeleverd. Door middel van scanning tijdens toediening kan er makkelijk via het Elektronisch Voorschrijfsysteem gecontroleerd worden of de juiste patiënt, op het juiste tijdstip, de juiste medicatie, in de juiste dosis ontvangt. Tevens wordt gecontroleerd of een geneesmiddel al eerder gegeven is.

Momenteel werkt de GS1 Focusgroep Traceability samen met het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport om te komen tot uniforme barcodering in de zorg en de ontwikkeling van een implantatenregister. De implementatie gaat vooralsnog langzaam. Leveranciers stellen dat ziekenhuizen aangebrachte barcodes toch niet kunnen scannen. Ziekenhuizen zeggen te wachten met scannen tot uniforme barcodering gerealiseerd is. Alhoewel Europese wetgeving op dit gebied nog even op zich laat wachten, kunnen er tussen fabrikanten en zorgaanbieders wel regels opgesteld worden. “Eind 2014 hopen we een set van heldere afspraken gereed te hebben”, aldus Esther Peelen.

Benchmark

Hugo Woudenberg en Arthur van de Sar, twee stagiaires van de Hogeschool Arnhem-Nijmegen hebben in opdracht van GS1 onderzoek gedaan naar de huidige status van traceerbaarheid binnen de OK’s in Nederlandse ziekenhuizen. Arthur heeft zich verdiept in de efficiency van de goederenstroom binnen het ziekenhuis en op de OK waarbij specifiek naar processen rond bestellen, ontvangst, inslag, opslag en pick order en transport & aanlevering gekeken is. Eén van de conclusies is dat “52% van de onderzochte ziekenhuizen de goederen handmatig in het systeem registreert.” Daarnaast voorziet 61% van de onderzochte ziekenhuizen zijn producten van een eigen barcode omdat ze die van de leverancier niet kunnen registreren in het systeem.
De status van patiëntveiligheid op de OK’s is onderzocht op basis van het preoperatief, peroperatief en postoperatief proces. “39% van de ziekenhuizen kan implantaten/medisch hulpmiddelen niet digitaal naar een voorraadlocatie herleiden”, aldus Hugo.

De conclusie van deze onderzoeken luidt: “Investeren in de traceerbaarheidstandaard GTSH leidt tot hogere logistieke efficiency en verhoogt de mate van patiëntveiligheid.” Het is belangrijk dat ziekenhuizen de goederenstromen in kaart brengen zodat knelpunten geïdentificeerd kunnen worden. Daarnaast kunnen ziekenhuizen veel van elkaars ervaringen leren. Eén van de aanbevelingen is het gefaseerd doorvoeren van de traceerbaarheidstandaard. Tot slot is het belangrijk dat de ICT-systemen GS1-codes kunnen verwerken; dit zorgt voor interoperabiliteit tussen bijvoorbeeld het ZIS/EPD en logistieke systemen.

Bernhoven en GS1

Bernhoven Ziekenhuis in Uden en GS1 Nederland werken samen om met behulp van de Global Traceability Standard for Healthcare traceerbaarheid in het hele ziekenhuis in te voeren. Een hulpmiddel hiervoor is de introductie GS1 Data Source light. Naast artikelcodes wil je gegevens tussen de partijen uitwisselen. Leveranciers kunnen hun artikelcodes met aanvullende informatie zoals productnaam, GTIN, leveranciersnaam, GLN, verpakkingstype en expiratiedatum, in een tool uploaden. Bernhoven kan deze informatie downloaden en beschikt zo automatisch over de juiste productgegevens om traceerbaarheid mogelijk te maken. Er hoeven geen aparte excellijsten meer uitgewisseld te worden.
Esther Peelen stelt dat deze tool een eerste hulpmiddel om te kunnen beginnen met traceerbaarheid is. “Dat is het belangrijkste doel. Het moet geen uitgebreide informatieset worden. Daar zijn andere oplossingen voor. We hopen dat als er eenmaal een aantal ziekenhuizen meewerken, dat andere ziekenhuizen makkelijk kunnen instappen, zodat we gereed zijn voor de aankomende wetgeving.”

Justin Bitter, manager bedrijfsvoering VE OK/CSA/PPO bij Ziekenhuis Bernhoven stelt dat naast patiëntveiligheid het belangrijk is ook een goede beleving voor de patiënt te creëren. Hierbij is een lange termijn visie belangrijk. “Als patiënten terug moeten komen, wil je dat ze naar jouw ziekenhuis terugkomen.”
Het is tegenwoordig mogelijk je boardingcard via je Iphone te laten zien. Laatst is voor het eerst weefsel via een 3D printer geprint. “Ziekenhuizen zijn nog niet in staat gebleken dit soort processen of ontwikkelingen te realiseren. De techniek is er, waarom we gebruiken we deze niet?”, vraagt Bitter zich af.

Verspilling

Daarnaast worden er veel producten, vaak op consignatie, weggegooid. Ziekenhuizen weten niet wat er bij hen op de plank ligt, wat vaak wel aan miljoenen waarde heeft. Ze hebben geen tijd om te tellen en nemen de bedragen van voorgaande jaren over. Kennis over voorraden zit bij mensen in het hoofd. Maar wat gebeurt er als deze personen wegvallen? Dood kapitaal wat op de plank ligt kost ook geld, de voorraden worden onnodig hoog gehouden.
De druk om zorgkosten omlaag te brengen zorgt er voor dat men aan de slag gaat om efficiency te verbeteren. Kostenbeheersing en inzicht in de voorraden kun je creëren door automatisering. Veel handelingen die nu onbekend rendement opleveren zijn niet meer nodig. Optimalisering van de goederenlogistiek helpt tevens het verbeteren van de patiëntveiligheid. Met één druk op de knop kun je patiënten terugvinden.

Momenteel wordt in Bernhoven het assortiment voor de OK omgestickerd met nieuwe gele sticker met barcode. Bij binnenkomst in het ziekenhuis wordt het artikel geregistreerd en bijgehouden in het Voorraadvolgsysteem. Overstickeren genereert ook fouten en is daarom ongewenst. Maar zolang er geen sprake is van uniforme barcodering blijft Bernhoven echter op deze manier werken.
Door tevens alle expiratie data te registreren is het voor het Bernhoven mogelijk per maand na te gaan wat er mogelijk verloopt, en is het tot eind volgend jaar de mogelijke derving berekend worden. Er hoeft alleen maar een lijstje uitgeprint te worden. Fysiek nalopen van de gehele voorraad is niet meer nodig. Door de voorraad te koppelen aan de OK-planning kan er tevens digitaal een reservering aan de patiënt gekoppeld worden. Door zichtbaarheid kun je makkelijker sturen.

Naast ontwikkeling van de systemen is het belangrijk alle betrokken te betrekken. “Mensen van de werkvloer hebben zelf de beste ideeën”, aldus Justin Bitter.

Justin Bitter ziet de toekomst positief. De komende jaren zal Bernhoven zich focussen op verdere implementatie binnen de rest van het ziekenhuis. Er zijn genoeg kansen op verbetering, maar de afwezigheid van een barcode is een probleem wat eerst aangepakt dient te worden.

Voor ziekenhuizen die willen beginnen met traceerbaarheid staan de deuren van Ziekenhuis Bernhoven in ieder geval open.